長い会議を短くする方法を考える【ムダな時間を有効に】

【Work】

saikaです。

仕事において「長い会議」程、無駄なものはありません。


多くの人数の時間を拘束する上、本題から脱線する事も多いです。

そんな無駄に長い会議を少しでも短くする方法を考えます。

この記事の筆者の経歴について
・前職:印刷会社でDTPデザイナーを9年経験
・現在:一部上場企業の広報部門にてパンフ・チラシ・HP制作管理
 (今年より、動画編集業務にも着手)
・打合せ、会議頻度:1日1~2件
 (別部署と打合せ・プロジェクト別会議・外部業者打合せ等)




「無駄に長い会議」を短くする方法を考える

改善策として以下の項目が有効と思います。

その①資料の読み上げ禁止
その②資料の印刷禁止
その③議題は事前に共有
その④根回しも時には大事

当然ですが、自分以外の人もいてこその会議です。

そのためには他者の賛同や協力が必要な場面も出てきます。
一つずつ解説していきます。


その①資料の読み上げ禁止

会議時間の半分が、”資料の音読”になっていませんか?

みんなで資料を見ながら、自分の書いた報告内容の番が来たら読み上げる。これって誰もちゃんと聞いていないし、言う方も心がこもってないですよね。


月に1~2度の部署内会議ではこのケースが非常に多くありました。

ストレートに「読み上げは無駄じゃないですか?」と言えるならいいですが、そうもいかない方も多いと思います。

そんな私の対策法は、
「内容については記載の通りです」
で終わらせてしまうことです。


自分の発表時間は短くなるだけでは無く、後の人が真似してくれます。
一人真似すればその後も真似します。

自分の発表時間だけでなく、その後の人の発表時間もカット出来ると結構な時間短縮となります。

【一言で済ませるのは言いにくい場合】
自分だけ「記載の通りです」と一言で済ませるのは少し気が引けることもあると思います。

そんなときは、
「内容については記載の通りです。
 その中でもポイントは◯◯です。
と補足を付けます。

主張したい部分は明確になり、発表も簡潔になります。

その②資料の印刷禁止

毎回会議前に参加者分の資料印刷…これも無駄ですよね。

資料を準備する人の時間も取られます。
そして会議後には机の肥やしになる資料や、シュレッダー行きの資料も多いのが現実。

◯タブレットやノートPC等での資料閲覧
◯2in1印刷で印刷枚数の削減

会議資料は本当に必要な場面を除き、すべてを印刷する必要は無いですよね。

枚数が多い資料については、「これ、本当にプリントアウトする必要ある?」と考えるのが大事かと思います。

※上司には「ペーパーレスによる経費削減」を理由に提案すると、結構案が通ります。


その③議題は事前に共有

超初歩的なお話ですが…。

いざ会議が始まってこんな場面はありませんか?

司会
「今日は◯◯の対策について皆さんで検討します。」
「何かご意見ありますか」

一同
「うーん…」

ーーしばし沈黙ーー

ある程度の地位のある方なんかが同席している会議では、さすがにこうしたケースは無いかと思いますが…。

この沈黙時間は本当にムダですよね。

事前にメールでもいいので、具体的な意見が必要な議題・課題については皆で共有しましょう。

そもそも「何のために会議を開くのか」といった部分が曖昧な時にこうしたケースが発生すると思います。


その④根回しも時には大事


「根回し」と聞くとダークなイメージを持たれそうですが、至ってクリーンです。
※ある程度の人間関係の構築が前提条件となります。

ここで言う「根回し」とは、会議の前に出席者の中で地位の高い人に
”事前に意見承認”をもらってしまうことです。

「今度の会議でこういう提案をしようと思うのですが、ご意見頂けますか?」

といった具合に事前に相談しちゃいます。

承認さえ得てしまえば会議当日はバックアップしてもらえます。
もし仮にダメ出しを食らっても、会議前に改善が出来るので会議当日にはじめて意見を言うよりは有利に事が運びます。

会議短縮で時間の有効活用を

ある程度の経験や地位が無いと、こうした改善は提案時点で難しいかもしれません。

しかし、有益であることを理解してもらえれば周りはきっと賛同してくれます。

「昔からこのやり方だからこれでいく」

こういう考え方をしている人が近くにいる場合は要注意です。

また、最近は新型コロナウイルスの影響で多人数の会議は避けるようになっています。

「感染予防のため、今日は会議時間を30分以内にしましょう」

この一言、効き目あります。

少しでもムダな時間を排除して、5分でも10分でも有効に活用したいですね。



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