【1ヶ月で劇的変化】今日から実践できる仕事を早くこなす4つのコツと便利ツール

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こんにちは、saikaです。

悩む人
悩む人

毎日、会社と家の往復であっという間に時間が経ってしまう

みなさんもこんな状況になっていませんか。
私はまさしくこのタイプでした。

 

平日は仕事に追われ、毎日寝に帰っている状態。
そして朝は家族が起きる前に家を出る、の繰り返しでした。

当時まだ2歳にも満たない子供にも寝顔ばかり見る毎日
週末しか満足に触れ合えないということは、1週間の半分以下です。

 

「このままではあっという間に子供が大きくなって離れてしまう!」
そう危機感を持った私は自分なりに工夫・改善を実施

 

 

その結果、ピークは月80時間、平均して月50時間程あった残業時間は平均して15時間程度に抑えることに成功しました。

 

そんな私が仕事を早く終わらせる為に心がけていることを紹介します。

どの内容も、今日から簡単に実践できる内容ばかりです。
それでも1ヶ月も続ければ、劇的に仕事のリズムが良くなります。

 

1日の中で何時間、自分の為の時間を設けられていますか?
少しでも早く仕事を終わらせ、自分や家族の為に過ごせる時間を増やしましょう。

 

この記事はこんな方にオススメ
・家族や趣味の時間を増やしたい
・勉強、資格取得の時間を増やしたい
・チームやプロジェクトのリーダーを任された

 

【1ヶ月で劇的変化】今日から実践できる仕事を早くこな4つのコツ

資料は作り込む前に、3割程度の全体像で一度確認

仕事において、一番のムダな時間は【やり直し】です。

 

上司に認めるような良い資料を作ろうと、PCの前で考え込んで時間ばかりが過ぎていき…。
いざ完成した資料を提出したら修正だらけでほとんどやり直し…。

 

社会人になりたての頃はこうした経験もよくあることだと思います。せっかく時間をかけてもそこにやり直しが生じれば、時間が全てパーとなります。

なのでこの【やり直し】を防ぐためにも、3割程度の作り込み(全体像)で一度確認を行うことをオススメします。

 

各見出しと大まかなレイアウト等、全体の雰囲気がわかる程度のもので一度提出
方向性を認めてもらってから作り込みに着手するとムダなやり直しを減らすことが出来ます。

【時間が経ち過ぎた場合は要注意です。】
機嫌が悪かったり当時のやり取りを忘れたりして、以前はOKしてくれたのに全然違うことを言われる可能性があります。
方向性の承認をもらったら出来るだけ早く仕上げるようにしましょう。

 

5分で終わるタスクは後回しにせずに即着手

仕事のタスクを洗い出すことは大切ですが、5分以内に終わるようなことは先に処理した方が良いです。

例:「◯◯さんにTEL」「◯◯部長にメール」「ゴミ捨て当番」 等

 

細かいことをどんどん後回しにすると「やることが溜まっている!」と気持ち的にも沈んでしまいますし、一つ一つはすぐ終わるものでも溜まってくれば結構な時間をとられます。

 

出来る限り細かいタスクはすぐその場で終わらせ、完了タスクを増やすことで達成感を得ましょう。

 

考える仕事は午前、打合せや単純作業は午後に行う

一日の中で午前の時間は頭が冴え、資料作成やクリエイティブな業務に最適です。
せっかくのこうした時間帯を単純作業で費やしてしまうのはもったいないですよね。

ある程度自分で工程の融通を効かせることが出来るなら、午前中の時間は集中して取り組みたいことに充て、打合せや単純作業等は午後に行いましょう。

 

昼休みには15~20分程度の仮眠

ランチ後は眠くなります。
こうした眠気対策には、寝るのが一番です。

可能であれば昼休みの時間等を利用して15~20分程度の仮眠を取り、スッキリした頭で午後の業務に臨みましょう。

ランチ後の眠気対策にはこの記事に詳しく書いています。
仕事中の眠気を防ぐためにしておきたいこと【予防と対策】

 

仕事に役立つ便利ツールまとめ

タスク管理ツール

複数のプロジェクトを同時進行していると、タスクが渋滞してしまいます。
こうした進行管理にはタスク管理ツールがオススメです。

 

例えば「Backlog」(バックログ)は、国内で10年前からサービスを提供しているタスク管理・プロジェクト管理ツールです。

2018年時点で利用者が100万人を超え、エンジニアの方以外にも事務職・デザイナー・営業職など、多様な職種の方に使われています。

こうしたタスク管理ツールは個人だけでなく、チームでの活用にも有効的です。

 

プロジェクトのリーダーになったり、主任・係長に昇進してチームのタスク管理を行ったりするようになった人にも最適です。

また「Backlog」のメリットとして、30日間の無料トライアルがあります。
無料なので、まずは試して自分に合っているか確かめてみるのがオススメです。

「Backlog」無料トライアル

 

覚えておきたいショートカット

仕事においてPCは必需品です。
資料作成等において、ショートカットは必須のテクニックです。

最低限覚えておきたいショートカットを解説します。

①デスクトップを表示:Windows+D
②一つ前の操作に戻る:Ctrl+Z
③コピー:Ctrl+C
④ペースト:Ctrl+V
⑤すべて選択:Ctrl+A
⑥切り取り:Ctrl+X
⑦印刷する:Ctrl+P
⑧スクリーンショット:PrintScreen
⑨指定範囲のスクリーンショット:Windows+Shift+S

ショートカットは他にも沢山あり、全てを覚える必要はありません。
ですが最低でも上のショートカットだけは覚えておきましょう。

※特に⑨の指定範囲のスクリーンショットは意外と知らない人も多く、覚えて損はないテクニックです。

覚えておきたいPCテクニックについては、別記事もあります。
【もっと早く知りたかった】少しの手間入らずのPCテク

 

資料作成に便利な素材集

資料を作る際、イメージとなる画像やイラストを添えると一気にクオリティが上がります。

フリーで便利な写真画像・イラストのダウンロードサイトを以下の記事で紹介しています。
資料作成に是非ご利用ください。
【初心者向け】おすすめ無料素材サイト7選(写真・イラスト・シルエット)

 

画像・PDF加工サービス

写真画像のリサイズ・加工やPDFの編集等、会員登録不要でブラウザ上で簡単に行えるサービスを次の記事で紹介しています。

【会員登録・インストール不要】無料で使える画像編集・変換サービス

 

まとめ:小さな積み重ねが大きな時間短縮に繋がります

本記事のまとめです。

今日から実践できる仕事を早くこなす4つのコツ

◯資料は作り込む前に、3割程度の全体像で一度確認
→【やり直し】で生じる時間のムダを防ぐ

◯5分で終わるタスクは即着手
→細かいタスクは後回しにせずに一気に処理して達成感を増やしましょう

◯考える仕事は午前、打合せや単純作業は午後に行う
→朝のゴールデンタイムを有効活用

◯昼休みには15~20分程度の仮眠
→眠気対策には寝るのが一番

併せて使いたい便利ツール

◯タスク管理ツール
「Backlog」:まずは30日間の無料トライアル

◯ショートカットの活用
Windows+Shift+S(指定範囲のスクリーンショット)は覚えておきたい

◯素材集、PDF・画像加工サービスの活用
→資料作成のスピードアップに大活躍

以上がまとめとなります。

 

これらを今まで実践していなかった人も、今日から活用するだけで1ヶ月後には見違えて効率が上がります。

 

しかし、いくら自分が変わろうと努力しても環境によってはどうにもならないこともあります。
(人間関係・パワハラ・ブラック業務)

 

こうした悪い環境に身を置いて、自分自身のメンタルや体調を壊すのが一番悲しいことです。
退職代行といったサービスも現在は普及しており、こうした方を救う道筋が増えてきました。

退職代行サービスのNEXT


自分自身をしっかり守って、一度きりの人生を楽しく過ごしていきましょう。

最後まで読んで頂きありがとうございました。

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