【資料提出】時間がかかる原因は?

【Work】

【残業NG…ありがたいことだけど】

このブログの自己紹介にも記載している通り、
私はとある企業でパンフレット等のデザイン制作をしております。

入社前までは全てデザイン会社や印刷会社に外注しておりましたが、
いわゆる内製という形になりました。

前職の経験を活かし、且つ社内の職種としてはオンリーワンの居場所が
出来たのは喜ばしいことかもしれません。

が、しかしながらこれまで会社の長い歴史の中で
数多く出来上がったパンフレット類を全て自分一人で管理し直す(作り直す)のは
なかなか骨の折れる作業です。

デザイナー時代とは違って残業もしすぎると注意されます。
※ここは良いことなのかもしれませんが…。

有限の時間の中で他の業務を兼ねつつデザイン作業。
しかも周りは制作にどれだけ時間を要するかのいわゆる”感覚”がわかりません。
こういう環境ではなかなか時間をかけて制作、というのも制限が発生します。
そこで少しでもスピードを高め、且つ案件をこなす方法を日々模索しております。

【時間がかかる仕事の一番の原因】

今回お話する内容は【フィードバック】についてです。
制作において、一番時間のかかる=時間を無駄にする要因は『やり直し』だと思います。

せっかく時間をかけて作り込んでも、
そもそものコンセプトや方向性がズレているとまるで1からやり直しとなります。
私の部署は、主に販促戦略として営業統括的な部署や上層部の方から
依頼を受けて制作に着手しますが、そもそも思い描いたビジョンが違うと
こうしたやり直しが発生します。

その為には事前の打合せを密に行うことも大切ですが、
「どういう内容にしたらいいかわからないからとりあえず形にしたものが見たい」と
いう事を言われる場合もあります。
そもそも依頼した側の人ですらどういう内容にすればわからないのです。

【フィードバックで周りを巻き込む作戦】

そこで企画・提案するのがこちらの役目ですが、
私はここで「フィードバックで周りを巻き込む」ことにしています。

具体的には、2~3割の完成で一旦関係者全員に見てもらいます。
2~3割となると、ほとんど枠組みのみです。

「ここにタイトルを入れて、ここにこういう写真を入れて~」という
いわゆるラフを一旦送ります。
Illustratorで簡単に作成したモノでもいいですし、手書きスケッチの場合もあります。

ここで依頼者側の部署をTOに、
その製品(サービス)に関わる人はどんどんCCに追加してメールを送ってしまいます。

もっと作り込んだものじゃないと見せるのが恥ずかしい…と思うかもしれませんが、
「方向性を確認したい」といった理由をちゃんと述べれば何も抵抗を覚えることはありません。
むしろ、そこで周りの承認さえ得ればあとは具体的な内容を詰め込むのみです。

これはデザインだけでなく、資料作り等にも共通するとは思いますが
まず全体の「大枠」について関係者・上司と共通認識をとることを
最優先に考えることで、その後の仕事がスムーズに運びます。

そうすると、「こういう内容も入れたい」「ここはこういう表現にしたい」等といった意見が飛び交います。
また複数人の間で行われているやり取りなので、
「ここはこうしたい」→「しかしこういう要素がある」→「やはりやめよう」等といった
やりとりもメンバー内で半自動的に行われ、
自ずと最終的に飛び交った意見をまとめ上げれば大体の形が出来てきます。
あとはデザインを仕上げるだけです。

現役のデザイナーさんにとっては当たり前のようにラフを作成していると思うので、
あまり参考にはならないかもしれません。

しかしながらこの方法のメリットは、資料作りなどにも共通して活かせることです。
2~3割という初期段階であれば準備も早く終わります。

少ない作業時間ですぐに関係者全員に意見を求めることが出来、尚且つ方向性も固まる。
一人であーだこーだ悩んで時間をかけて作り込んだ末にやり直しを食らうよりはよっぽど効率的ではないかと思います。
また、社員間の活発な意見交換はコミュニケーションにも繋がります。

会社は組織です。チームで仕事をします。
どんどん周りを巻き込んで、良質なアウトプットをしていきましょう!

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